Wynosimy.pl › Blog

Likwidacja biura przed końcem najmu: harmonogram od dnia zwrotu kluczy

Data oddania lokalu stoi w umowie i nie przesunie się dlatego, że w szafach zostały segregatory, a w serwerowni plątanina kabli. Najprościej rozpisać zamknięcie biura od tyłu: zacząć od dnia zwrotu kluczy i cofać się tydzień po tygodniu. Poniżej taki plan, z osobnym miejscem na meble, sprzęt, dokumenty i odpady firmowe.

Najpierw umowa najmu i data, od której liczysz

Zanim zamówisz pierwszy karton, sprawdź, w jakim stanie lokal ma wrócić do właściciela.

Umowy najmu lokali biurowych różnią się szczegółami, a te szczegóły decydują o zakresie prac. Jedna mówi tylko o zwrocie lokalu „w stanie niepogorszonym”, inna wymaga usunięcia ścianek działowych, wykładziny czy szyldu nad wejściem. Przeczytaj zapisy o zwrocie, o protokole zdawczo-odbiorczym i o tym, co wolno zostawić. Jeśli coś jest niejasne, zapytaj wynajmującego na piśmie albo poproś o pomoc prawnika, bo my w sprawach umów nie doradzamy.

Potem ustal jedną datę: dzień, w którym przekazujesz klucze. Wszystkie pozostałe terminy liczysz od niej wstecz. Dobrze mieć kilka dni zapasu, bo zwrot lokalu zwykle poprzedza obchód z właścicielem, a po nim często okazuje się, że trzeba jeszcze coś wynieść albo zdjąć.

Na tym etapie dowiedz się też, czy firma przenosi się do nowego biura, czy kończy działalność w tym miejscu na dobre. Od tego zależy, ile rzeczy pojedzie dalej, a ile trzeba będzie sprzedać, oddać albo wywieźć.

Harmonogram wstecz: od ośmiu tygodni do dnia zwrotu

Rozpisany plan zamienia jeden wielki problem w kilkanaście małych zadań z terminami.

Tak może wyglądać plan dla biura na kilkanaście stanowisk. Przy mniejszym lokalu skróć odstępy, przy większym je wydłuż.

• 8 tygodni przed zwrotem: spis wyposażenia, decyzja, co jedzie do nowego biura, co do sprzedaży, a co do wywozu. Rozmowa z księgową lub biurem rachunkowym o archiwum.
• 6 tygodni: ogłoszenia sprzedaży mebli i sprzętu, wypowiedzenia umów na internet, sprzątanie biura, dostawy wody i inne usługi związane z lokalem.
• 4 tygodnie: wycena opróżnienia lub przeprowadzki, rezerwacja terminu, uzgodnienie z zarządcą budynku wjazdu, windy towarowej i godzin pracy.
• 2 tygodnie: pakowanie archiwum, kopie zapasowe danych, czyszczenie dysków w komputerach, które opuszczą firmę.
• Ostatni tydzień: pracownicy zabierają rzeczy osobiste, wynosimy meble i sprzęt, lokal zostaje zamieciony.
• Dzień zwrotu: obchód z właścicielem, odczyt liczników, protokół i klucze.

Najczęściej zawodzi tydzień czwarty. Firmy zwlekają z decyzją o meblach do ostatniej chwili, a potem nie ma już czasu na sprzedaż i wszystko trafia do wywozu. Jeśli wiesz, że biurek nikt nie kupi, nie trzymaj ich do końca, tylko zamów likwidację biura w Toruniu z wyprzedzeniem, a pracownicy przez ostatnie dni popracują przy stołach w sali konferencyjnej.

Meble biurowe: przenieść, sprzedać, oddać czy wywieźć

Biurka i krzesła, które wyglądały dobrze w biurze, na rynku wtórnym często okazują się trudne do sprzedania.

Najłatwiej znaleźć kupca na fotele obrotowe w dobrym stanie, szafy na klucz, kontenerki pod biurka i stoły konferencyjne. Gorzej z biurkami narożnymi z płyty, ściankami działowymi z tapicerowanych paneli i recepcją robioną na wymiar. Te rzeczy pasowały do jednego wnętrza i w innym zwykle nie mają zastosowania.

Sprawne meble można też oddać szkole, świetlicy, organizacji pozarządowej albo pracownikom, którzy urządzają domowe biuro. Zapytaj z wyprzedzeniem, bo odbiór takiej darowizny też trzeba zorganizować, a obdarowany rzadko ma auto, które pomieści sześć biurek.

Jeśli firma przenosi się do mniejszego lokalu, część mebli jedzie dalej. Wtedy w grę wchodzi przeprowadzka firmy w Toruniu albo w okolicy, a reszta wyposażenia znika w ramach tego samego zlecenia. Szafy aktowe, regały i zabudowy przykręcone do ścian trzeba rozkręcić, zanim przejdą przez drzwi, więc demontaż mebli biurowych planuje się razem z wynoszeniem. Kołki po zabudowach zostają w ścianach, a ich zaszpachlowanie zwykle leży po stronie najemcy, który odświeża lokal przed zwrotem, jeśli wymaga tego umowa.

Meble, których nikt nie chce, wywozimy i przekazujemy do przetworzenia. Metalowe stelaże idą na złom, płyta i drewno jako odpad wielkogabarytowy.

Elektronika i dane na dyskach

W firmowym komputerze siedzą dane klientów, a te nie mogą wyjechać z biura razem z obudową.

Zanim jakikolwiek komputer, laptop, drukarka wielofunkcyjna czy telefon stacjonarny z pamięcią opuści biuro, ktoś odpowiedzialny za IT powinien zrobić kopie potrzebnych danych i wyczyścić nośniki. Drukarki biurowe też potrafią przechowywać zeskanowane dokumenty na wbudowanym dysku. Jeśli firma nie ma informatyka, są firmy, które bezpiecznie kasują dane albo niszczą dyski i wystawiają na to dokument.

My dyskami się nie zajmujemy w tym sensie. Zabieramy sprzęt jako elektroodpad i przekazujemy go do przetworzenia, ale nie usuwamy danych i nie wydajemy zaświadczeń o ich zniszczeniu. Dlatego dyski wyjmij albo wyczyść przed naszym przyjazdem.

Elektroodpadów z biura nie wolno wrzucać do kontenera z resztą śmieci. Monitory, drukarki, niszczarki, czajniki, lodówka z aneksu kuchennego i ekspres do kawy to zużyty sprzęt elektryczny, który ma osobną ścieżkę. Przy utylizacji elektroniki z biura w Toruniu wystarczy, że zbierzesz sprzęt w jednym pomieszczeniu i powiesz nam, ile go jest. Sprawne laptopy i monitory często da się sprzedać albo przekazać dalej, ale znowu: dopiero po wyczyszczeniu pamięci.

Dokumenty: archiwum zostaje, reszta do niszczarki

Segregatory są ciężkie, zajmują dużo miejsca i to one najczęściej blokują zamknięcie biura.

Część dokumentów firmowych trzeba przechowywać przez określony czas po zakończeniu roku, którego dotyczą. Okresy zależą od rodzaju dokumentu: inne dotyczą ksiąg rachunkowych, inne dokumentacji pracowniczej, jeszcze inne umów z klientami. Nie podajemy tu terminów, bo zmieniały się kilka razy i zależą od sytuacji firmy. Ustal je z księgową albo prawnikiem.

Archiwum, które ma przetrwać, możesz przewieźć do nowego biura, do domu wspólnika albo oddać firmie archiwizacyjnej, która przechowuje dokumenty za opłatą. Opisz kartony: rodzaj dokumentów, lata, dział. Przy przeprowadzce przewozimy zaklejone kartony jak każdy inny ładunek, nie zaglądając do środka.

Dokumenty z danymi osobowymi, których nie trzeba już trzymać, wymagają bezpiecznego zniszczenia. Robią to wyspecjalizowane firmy niszczące dokumenty, które podstawiają zamykane pojemniki i wydają protokół. My dokumentów nie niszczymy i nie zabieramy papierów firmowych do zwykłej makulatury. Puste segregatory, teczki i stare katalogi bez danych możemy wynieść razem z resztą, gdy ktoś z firmy je przejrzy.

Najwięcej kłopotu sprawiają szafy, o których nikt nie pamięta: w piwnicy biurowca, w pomieszczeniu gospodarczym, w szafce pod recepcją. Sprawdź je na samym początku, a nie w ostatnim tygodniu.

Odpady firmowe a PSZOK

Gminny punkt selektywnej zbiórki to rozwiązanie dla mieszkańców, a nie dla firm, które zamykają biuro.

Wiele osób zakłada, że stare biurka i monitory odwiezie się po prostu do PSZOK. W okolicy Torunia to nie przejdzie. Toruńskie punkty przy Kociewskiej i Dwernickiego przyjmują odpady tylko od mieszkańców miasta i wprost zaznaczają, że odpadów z działalności gospodarczej nie przyjmują. Punkt w Chełmży przyjmuje odpady z nieruchomości zamieszkałych, PSZOK gminy Lubicz przy ul. Promowej wyłącznie z gospodarstw domowych, a punkt w Służewie, z którego korzystają mieszkańcy Aleksandrowa Kujawskiego, przyjmuje odpady od właścicieli nieruchomości objętych gminnym systemem. W gminie Gniewkowo PSZOK w Kaczkowie także obsługuje mieszkańców płacących opłatę.

Podobnie z gminnymi zbiórkami gabarytów. Krzesła z biura wystawione pod blokiem w dniu zbiórki to wciąż odpady firmowe, a nie domowe. Firma, która zamyka biuro, musi oddać odpady komuś, kto może je od niej odebrać i przekazać dalej.

Tym się zajmujemy przy opróżnianiu biur w Chełmży, Toruniu czy Lubiczu: wynosimy meble, sprzęt i odpady, segregujemy je i przekazujemy do przetworzenia. Gdy po firmie zostaje cały lokal z towarem i wyposażeniem, na przykład sklep albo pracownia, wchodzi w grę likwidacja lokalu po firmie w Aleksandrowie Kujawskim albo w innej miejscowości do około 50 km od Torunia.

Ostatni tydzień i dzień oddania kluczy

Na koniec zostają drobiazgi, które łatwo przeoczyć, a które widać przy obchodzie z właścicielem.

W ostatnim tygodniu poproś pracowników, żeby zabrali kubki, rośliny, zdjęcia i ładowarki. Rzeczy osobiste zostawione w szufladach to potem kłopot dla wszystkich, bo nikt nie wie, czy można je wyrzucić.

Zajrzyj też do aneksu kuchennego. Lodówka z zapomnianymi jogurtami, szafka z kubkami po byłych pracownikach, zapas kawy i cukru w kartonie pod zlewem: to drobiazgi, ale przy obchodzie z właścicielem widać je od razu. Lodówkę wyłącz dzień wcześniej i zostaw otwartą, żeby rozmarzła, zanim ją wyniesiemy.

Jeśli biuro mieści się w centrum Torunia, na Starym Mieście albo na skraju Bydgoskiego Przedmieścia, auto do załadunku stanie w strefie płatnego parkowania. Miejsce pod samym wejściem bywa trudne do zdobycia, dlatego zapytaj zarządcę, czy budynek ma zatokę albo podwórze, z którego można ładować.

Opróżnianie zaplanuj tak, żeby po wyniesieniu mebli został przynajmniej jeden dzień na drobne naprawy i sprzątanie. Pracujemy też w soboty do 15:00, więc biuro czynne do piątku można opróżnić w sobotę. Po naszym wyjściu lokal jest pusty i zamieciony. Jeśli umowa wymaga dokładniejszego sprzątania, zakres czyszczenia lokalu użytkowego ustalamy przy wycenie.

Gdy nikt z firmy nie może być na miejscu w dniu wynoszenia, klucze można przekazać wcześniej. Wycena jest bezpłatna, możesz przesłać zdjęcia pomieszczeń albo umówić oględziny. Termin ustalamy przy wycenie, zwykle w ciągu kilku dni.