Wynosimy.pl › Blog

Przeprowadzka biura: lista kontrolna od planu do pierwszego dnia w nowym miejscu

Przeprowadzka biura psuje się zwykle w dwóch miejscach: przy kablach i przy kartonach bez podpisu. Meble da się przenieść w jeden dzień, ale jeśli w poniedziałek nikt nie wie, który monitor był czyj, a segregatory z księgowości leżą w pudłach z kuchni, firma traci tydzień. Ta lista porządkuje pracę od pierwszej decyzji do dnia, w którym zespół siada przy biurkach.

Harmonogram i jedna osoba, która podejmuje decyzje

Bez koordynatora każda szafa staje się tematem zebrania.

Wyznacz jedną osobę, która zna plan nowego biura i może odpowiedzieć na pytanie „gdzie to postawić” bez dzwonienia do prezesa. W małej firmie to często właściciel albo osoba z administracji, w większej office manager. Ta osoba ustala z ekipą przeprowadzkową termin i odbiera telefony w dniu przenosin.

Plan najlepiej układać od daty wprowadzenia się do nowego lokalu, cofając się w czasie. Na kilka tygodni przed: wycena przeprowadzki, decyzja, co jedzie, zamówienie internetu w nowym miejscu. Na tydzień przed: pakowanie archiwum i rzeczy rzadko używanych. Na dzień lub dwa przed: pakowanie stanowisk pracy. Przeprowadzkę wiele firm planuje na piątek po południu i sobotę, żeby w poniedziałek ruszyć normalnie. Pracujemy też w soboty do 15:00, więc taki układ da się zgrać.

Ustal z zarządcą obu budynków, kiedy można korzystać z windy towarowej albo osobowej, gdzie stanie auto i czy trzeba zgłosić wjazd. W biurowcach bywają też godziny, w których nie wolno blokować holu.

Zaplanuj również przerwę w pracy firmy. Nawet przy dobrej organizacji przez dzień lub dwa część osób nie będzie miała działającego komputera. Klientów uprzedź wcześniej, przekieruj telefon stacjonarny i zmień adres w stopce maili oraz w wizytówce w mapach dopiero w dniu przeprowadzki.

Inwentaryzacja: spis z numerami zamiast pamięci

Spis mebli i sprzętu przyda się nie tylko w dniu przeprowadzki, ale też przy rozliczeniu ze starym lokalem.

Przejdź przez biuro z arkuszem i zapisz każde biurko, szafę, kontener, krzesło, drukarkę, ekspres do kawy. Przy każdej pozycji jedna z trzech decyzji: jedzie, zostaje, wyjeżdża na odpad lub do oddania. Meble, które jadą, dostają naklejkę z numerem i nazwą pokoju w nowym biurze. Ten sam numer trafia na plan nowego lokalu, który ekipa dostaje przed załadunkiem.

Inwentaryzacja to dobry moment, żeby nie wozić rzeczy niepotrzebnych. Połamane krzesła obrotowe, szafa aktowa, której nikt nie otwiera od lat, stara kserokopiarka w kącie. Przewożenie ich do nowego biura po to, żeby za pół roku zamówić wywóz, nie ma sensu. Zabierzemy je przy okazji przeprowadzki jako osobną pozycję, a zużyta elektronika trafi do przetworzenia jako elektroodpad.

Duże meble biurowe, czyli biurka narożne, szafy na akta, regały, zwykle trzeba rozkręcić. Ich demontaż robimy przed wyniesieniem. Ponowne skręcenie w nowym biurze ustal osobno, przed terminem.

Sprzęt IT: zdjęcie każdego biurka od tyłu

Najwięcej czasu po przeprowadzce traci się na szukanie zasilaczy i odtwarzanie połączeń.

Przed odłączeniem czegokolwiek zrób kopię zapasową danych z komputerów i serwera. Odpowiada za to Twój dział IT albo firma, która obsługuje sieć. Ekipa przeprowadzkowa przenosi sprzęt, ale nie konfiguruje go ani nie zabezpiecza danych.

Potem zdjęcie każdego stanowiska od tyłu, z widocznymi kablami. Każdy komputer, monitor, stacja dokująca i zasilacz dostają ten sam numer co biurko. Kable zwiąż i włóż do woreczka przyklejonego do urządzenia albo do kartonu z numerem stanowiska. Monitory najlepiej przewozić w oryginalnych pudełkach, a jeśli ich nie ma, owinięte folią bąbelkową, pionowo, ekranem do ekranu.

Szafę serwerową, routery i urządzenia sieciowe odłącza i podłącza informatyk. Drukarki laserowe przewozi się bez tonera albo z tonerem zabezpieczonym zgodnie z instrukcją producenta. Sprzęt, który nie jedzie, odkładasz osobno i oznaczasz. Jeśli to stare komputery, pamiętaj, że utylizacja elektroniki nie usuwa danych z dysków. Dyski wymontuj albo wyczyść przed oddaniem sprzętu.

Dokumenty: zamknięte kartony i opis na dwóch bokach

Kartony z dokumentami są ciężkie, a ich zawartość nie powinna być widoczna dla przypadkowych osób.

Segregatory pakuj w mniejsze kartony, bo duży karton wypełniony papierem waży tyle, że trudno go podnieść, a dno potrafi puścić na schodach. Każdy karton zaklej taśmą i opisz na dwóch bokach: dział, zawartość ogólnie, pokój docelowy. Opis typu „KSIĘGOWOŚĆ, rok 2024, pokój 3” wystarczy. Nie pisz na kartonie nazwisk klientów ani niczego, co ujawnia treść dokumentów.

Archiwum, czyli dokumenty, do których nikt nie sięga na co dzień, pakuje się najwcześniej. Część z nich może w ogóle nie jechać do nowego biura, jeśli firma korzysta z zewnętrznego archiwum. Dokumenty do zniszczenia oddziel na etapie pakowania i zniszcz przez niszczarkę albo firmę, która to robi. My dokumentów nie niszczymy i nie wystawiamy zaświadczeń o zniszczeniu.

Kartony z dokumentami powinny jechać razem z resztą tego samego działu, a w nowym biurze stanąć od razu w docelowym pokoju, a nie na korytarzu.

Meble i drobiazgi: szuflady, rośliny, kuchnia

Pełny kontener pod biurkiem waży tyle, że łatwiej go nieść pustym, a zawartość wozić w kartonie.

Szuflady biurek i kontenerów opróżnij do kartonów z numerem stanowiska. Pełne szuflady wysuwają się w czasie noszenia, a kluczyki do zamków gubią się jako pierwsze. Zbierz je wcześniej do jednej koperty i opisz, który pasuje do której szafy. Szafy aktowe na kluczyk otwórz przed przyjazdem ekipy, bo zamkniętej szafy nie da się rozkręcić.

Krzesła obrotowe jadą zwykle w całości, chyba że trzeba je przenieść przez wąską klatkę. Tablice i obrazy zdejmij ze ścian sam albo ustal, kto to zrobi, bo kołki i dziury po nich to już sprawa rozliczenia z wynajmującym.

Rośliny doniczkowe przewozi się na końcu, w kartonach, żeby się nie przewróciły. Kuchnia biurowa to osobny punkt planu: lodówkę opróżnij i rozmroź dzień wcześniej, ekspres do kawy odkamień i spuść z niego wodę, a naczynia zapakuj jak przy domowej przeprowadzce. Mała rzecz, ale w poniedziałek rano wszyscy pytają właśnie o kawę.

Co zostaje w starym biurze, a co musi zniknąć

Umowa najmu mówi, w jakim stanie oddajesz lokal, i to ona ustala zakres sprzątania po wyprowadzce.

Przeczytaj umowę najmu i protokół przekazania lokalu sprzed lat. Wykładzina, rolety, klimatyzacja, kuchnia w aneksie czy ścianki działowe mogły należeć do wynajmującego od początku. Wtedy zostają. Jeśli wstawiła je Twoja firma, umowa często mówi, czy trzeba je usunąć, czy wynajmujący je przejmuje.

Wszystko, czego nie zabierasz i co nie jest częścią lokalu, musi zniknąć przed oddaniem kluczy: zniszczone meble, kartony, stare tablice, elektronika z magazynku. Odpady z firmy nie trafią do PSZOK, bo punkty w Toruniu i okolicy przyjmują je tylko od mieszkańców, z gospodarstw domowych. Firma musi je oddać innym kanałem. Jeśli po przeprowadzce w starym lokalu zostaje sporo rzeczy, zajmie się nimi opróżnianie biur w Toruniu albo likwidacja lokalu po firmie w gminie Lubicz.

Na koniec przejdź przez pusty lokal z wynajmującym, spisz stan liczników i podpisz protokół. Zdjęcia zrób sam, telefonem, w dniu oddania kluczy.

Dzień przeprowadzki i pierwszy dzień w nowym biurze

W dniu przenosin ekipa potrzebuje planu na ścianie i jednej osoby pod telefonem.

Na drzwiach każdego pokoju w nowym biurze przyklej kartkę z numerem z planu. Ekipa wnosi meble i kartony według numerów, bez pytania o każdy element. Koordynator stoi przy wejściu albo jest pod telefonem i rozstrzyga sprawy, których nie przewidział plan.

Zaczynamy od rzeczy najcięższych i największych, kończymy na kartonach i sprzęcie IT, który jedzie na końcu i wychodzi z auta jako pierwszy. W ten sposób informatyk może zacząć podłączać stanowiska, zanim reszta skończy się rozpakowywać. Pierwszego dnia w nowym miejscu zespół rozpakowuje tylko własne stanowisko, a kartony wspólne czekają w jednym miejscu. Przy przeprowadzce w Toruniu i okolicach termin ustalamy przy bezpłatnej wycenie.